Raccoglitore bollette: come organizzare i documenti a casa

Forse i cassetti della tua scrivania sono pieni di documenti, oppure fogli con estratti conto e bollette fanno capolino spuntando da ogni angolo della libreria.

I fogli di carta che si accumulano in ogni posto della casa non creano solo disordine e fastidio. Trovare dei metodi per archiviare i documenti importanti (vedi Quali sono i documenti da conservare per 10 anni?) evita soprattutto che questi vadano persi, ti permettono di risparmiare tempo, stress e frustrazione nel doverli cercare in ogni dove.

Perché ammettiamolo, il disordine che si crea con i documenti sparsi qua e là è uno dei peggiori, si accumulano rapidamente e si rischia di venire sepolti.

In questo articolo affronteremo questo spinoso problema cercando di darti dei consigli su come archiviare documenti cartacei di casa e fornirti dei trucchi per ridurre il disordine e poter così trovare sempre ciò di cui hai bisogno.

Come dividere i documenti a casa?

Il primo passo per creare un sistema di organizzazione dei documenti di casa è quello di riunirli tutti nello stesso spazio. Se sei un ecologista e ci tieni all’ambiente la maggior parte delle fatture può essere pagata elettronicamente senza dover stampare carta. Basta andare sul sito web dell’azienda, richiedere il servizio in automatico e non pensarci più. Cerca sempre di conservare il necessario e di buttare il resto. Ma se ci tieni ad averle in cartaceo, e ti stai domandando come si mettono in ordine le fatture, segui i nostri consigli per archiviare con metodo e non ti scorderai mai né di pagare le bollette, né di farlo in ritardo, il che ti comporterebbe anche delle spese aggiuntive.

Per prima cosa controlla i luoghi in cui puoi aver accumulato le carte, metti tutto insieme e sistemale in un punto spazioso, come un tavolo o sul pavimento. Separa i documenti in 3 pile: da pagare, archiviare, da buttare. Ora vediamo come archiviare documenti cartacei.

Come tenere in ordine le bollette di casa?

Decidi un posto, una stanza, uno spazio che utilizzerai per sistemare e gestire i documenti. In seguito, scegli tra i diversi modi per archiviare i documenti di casa. 

Con i raccoglitori per bollette potrai creare un sistema di archiviazione documenti cartacei a colori. Puoi trovarli facilmente nei negozi e utilizzare un colore differente per ogni tipo di bolletta o per i documenti di ogni membro della famiglia. In questo modo se dovrai cercare la fattura della luce saprai che è nella cartella celeste o verde.

Le cartelle si possono anche dividere con le scritte “da pagare” e “pagato”, un modo semplice per tenere sotto controllo ciò che deve essere fatto immediatamente, ciò che può essere rimandato a un altro giorno e quello che è già stato fatto, senza che nulla si perda o venga dimenticato.

Per archiviare bollette e ricevute acquista un raccoglitore a tre anelli abbastanza ampio da contenere tutto. Sistemaci dei fogli trasparenti a tasca. In questo modo potrai tenere tutto in un unico posto dividendo le pagine con i divisori colorati per facilitarne la consultazione. Inserisci nelle tasche i documenti e separali con i cartoncini. Dividi per categorie scrivendo sulle linguette:

• luce;
• gas;
• affitto / condominio;
• assicurazione;
• banca;
• ricevute varie;
• visite mediche;
• auto;

…etc…

Ricorda che per un corretta conservazione delle bollette devi conservare una copia della dichiarazione dei redditi e delle fatture per 5 anni, 3 anni per il bollo dell’auto.

Come archiviare i documenti di casa: porta bollette

Per smettere di cercare ovunque i tuoi documenti e le ricevute importanti, tenendo tutto ordinato, utilizza dei porta bollette.

• scatole con coperchio o contenitori di plastica trasparenti impilabili;
• un classico per archiviare documenti è uno schedario con i divisori da creare in un cassetto profondo, potrai riporre rapidamente tutto nella sezione appropriata;
• appendi alla parete dello studio o in corridoio dei porta bollette come quelli IKEA in ferro traforato;
• crea un porta bollette installando delle tasche portaoggetti in posti nascosti, come le ante di un armadio o dietro una porta, oppure delle mensole a scomparsa in un mobile. Un modo per tenere in ordine sia documenti che la casa;
• i porta bollette da tavolo sono tra i sistemi per archiviare più diffusi, ne esistono di tutte le forme, colori e materiali, dal classico porta documenti in plastica, ai modelli in metallo a vassoio con ripiani separati per l’archiviazione, a quelli con più stile in legno muniti anche di porta penne e porta quaderni.

Se ti diverti a creare oggetti o sei appassionato di bricolage, puoi creare facilmente un porta bollette fai da te:

• piegando una rete metallica dandogli una forma a tasca e appendendola al muro con dei chiodi;
• tagliando, rivestendo e colorando una scatola vuota di cereali;
• riutilizzando degli scampoli di tessuto creando delle bustine o un porta documenti da appendere alla parete. Utilizza il ritaglio più lungo per fare il retro, i più piccoli per creare delle tasche colorate cucendo un orlo tutto intorno. Un metodo creativo ed esteticamente carino per tenere tutto in ordine.

Archiviazione documenti digitali

Se non vuoi stampare le bollette, puoi salvarli sul computer utilizzando vari metodi, come i software per l’archiviazione dei documenti di casa gratis. In questo modo potrai ricercare rapidamente ciò che ti serve, ridurre il disordine e la necessità di dover avere un archivio per i documenti cartacei, ti basterà avere una connessione internet. Tra i programmi per archiviare i documenti ci sono:

• evernote: disponibile sia per Mac che Windows, consente di scrivere delle semplici note o di gestire e salvare documenti di vario genere sfruttando la funzione “allegati”;
• dropbox: una piattaforma online su cui puoi salvare qualsiasi cosa e avere sempre tutto disponibile, anche sul cellulare. Si installa e salvi, facile e veloce;
• flashJetScan è un software freeware che puoi usare come archivio bollette e ricevute gratis per il formato Pdf. Ti permette anche di catalogare i documenti salvandoli per nome e nella directory che preferisci;
• iDocument: disponibile per Mac, puoi organizzarci e salvare i tuoi documenti in modo veloce e gratuito. Una volta nel programma puoi trovarli nel campo di ricerca tramite parole chiave.

Se non vuoi usare un programma puoi utilizzare un hard disk esterno, una memory card o una chiave USB. Non avere documenti in carta è un modo per avere tutto sempre in ordine contribuendo alla salvaguardia del pianeta.